Nhân viên Hành chính – Lễ tân

I. NHIỆM VỤ CHÍNH

1.Công tác Lễ tân khánh tiết

- Trực lễ tân, đón tiếp khách văn phòng Công ty; Tổ chức đón tiếp các đoàn khách và đối tác của Công ty; Phối hợp triển khai các hoạt động lễ tân, khánh tiết với cơ quan chức năng.

- Tiếp nhận, chuyển tiếp các cuộc gọi và giải đáp thông tin cơ bản về công ty một cách chính xác.

- Quản lý khu vực lễ tân: đảm bảo gọn gàng, chuyên nghiệp, đúng hình ảnh công ty.

- Nhận – gửi thư từ, bưu phẩm, công văn đến/đi; theo dõi và bàn giao đầy đủ.

- Tổ chức và thực hiện các nghi thức, nghi Lễ tâm linh theo quy định của Công ty

2. Công tác hậu cần & hành chính tổng hợp

- Xây dựng nguyên tắc tổ chức cuộc họp; Thực hiện sắp xếp phòng họp phục vụ các buổi làm việc cuộc họp theo nguyên tắc.

- Đi công tác: Tổ chức sắp xếp hậu cần, khách sạn, phương tiện đi lại cho các đoàn công tác.

- Lập chi phí, theo dõi, thanh toán chi phí cho các nhà cung cấp.

- Đối ngoại: Xây dựng danh mục quà tặng, nhà cung cấp; Chuẩn bị quà tặng cho các đối tác theo phê duyệt của BLĐ Công ty.

- Đồ dùng nhu yếu văn phòng: Xây dựng danh mục, định mức đồ dùng văn phòng; Thực hiện mua đồ dùng cho văn phòng theo quy định.

- Văn phòng phẩm: Xây dựng danh mục, định mức Văn phòng phẩm; Thực hiện mua sắm, cấp phát và quản lý sử dụng VPP theo quy định.

- Tìm kiếm, lựa chọn, ký kết với các Nhà cung cấp dịch vụ hành chính;

- Theo dõi thực hiện thanh toán hợp đồng dịch vụ hành chính: Phí dịch vụ tòa nhà, Chi phí Điện – nước, gửi xe văn phòng, vé máy bay, nước uống, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, đồ dùng pantry, đồ lễ tâm linh,…

- Hành chính quản trị: Lập kế hoạch thực hiện công tác hành chính; Lập chi phí, theo dõi, báo cáo tổng hợp về chi phí hành chính định kỳ; Thực hiện tạm ứng, thanh toán các các khoản chi phí hành chính.

- Tham gia tổ chức và điều phối các chương trình, sự kiện nội bộ của Công ty; đảm bảo công tác hậu cần, ngân sách và triển khai thực hiện đúng kế hoạch được phê duyệt

3. Quản lý sử dụng và vận hành Xe

- Giám sát thực hiện Quy trình đăng ký sử dụng xe ô tô; đảm bảo điều động sử dụng đúng mục đích và hợp lý

- Giám sát tiêu chuẩn, nguyên tắc phục vụ của Lái xe; đảm bảo xe trong tình trạng sạch sẽ, sẵn sàng; an toàn giao thông và tác phong lái xe lịch sự.

- Phối hợp cùng đội xe thực hiện Theo dõi quản lý chi phí vận hành xe, sửa chữa, bảo dưỡng, đăng ký đăng kiểm xe theo Quy định; Mua bảo hiểm trách nhiệm xe và lái xe theo quy định của Công ty và Pháp luật.

- Xây dựng định mức nhiên liệu xe; Quản lý chi phí sửa chữa, thay thế, cầu đường theo định mức.

4. Công tác quản lý văn phòng

- Định kỳ kiểm tra rà soát và lập kế hoạch duy tu để đảm bảo các điều kiện VP về VSMT, PCCN, ATLĐ theo quy định của công ty và pháp luật.

- Thực hiện, giám sát, duy trì các nhà cung cấp để đảm bảo công tác VSMT, an ninh vệ sinh, hệ thống điện nước, chỉnh trang cảnh quan mỹ quan khu vực địa điểm làm việc.

5. Quản lý kiểm kê tài sản trang thiết bị, công cụ dụng cụ làm việc;

- Thực hiện mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của Công ty Thực hiện mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ của Công ty.

- Quản lý tổng hợp thông tin liên quan đến tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ; kiểm kê và thanh lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ làm việc định kỳ theo quy định.

6. Phân công của cấp trên

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Ban lãnh đạo cấp trên

II. YÊU CẦU

- Tốt nghiệp đại học/ cao đẳng các chuyên ngành Hành chính quản trị, văn thư lưu trữ, hoặc có chuyên ngành có liên quan.

- Có ít nhất 1 năm ở vị trí tương đương

- Kỹ năng giao tiếp tốt: Lịch sự, chuyên nghiệp, và thân thiện khi tiếp xúc với khách hàng, đối tác, và nhân viên nội bộ.

- Tính cách cẩn thận và tỉ mỉ: Đặc biệt quan trọng trong việc xử lý các công việc hành chính.

- Tổ chức và quản lý thời gian tốt.

- Thái độ tích cực, chủ động và chịu được áp lực công việc.

- Kỹ năng giải quyết vấn đề linh hoạt.

- Sử dụng thành thạo tin học văn phòng.

III. QUYỀN LỢI